Januar 2015 | Islebjerg Kirke

Referat af menighedsrådsmøde torsdag den 8. januar 2015 kl. 19.00


Sted: Islebjerg Kirke, Frederikssund - menighedsrådslokalet


Deltagere: Kirsten Kjersgaard (KK), Greta Mikkelsen (GM), Kirsten Barfod (KB), Frode Skjold (FS), Hanna Thomasen (HT), Ruth Stenbak (RS), sognepræst Inger-Lise Pedersen (ILP) samt Tine Birksholm Sejersen(TBS), kordegn/sekretær for menighedsrådet.

 

Desuden deltager Dan Kjersgaard (DK) og Bodil Skjoldan Petersen (BSP)som tilhører.

Afbud fra: Peter Hermann (PH), medarbejderrepræsentant/organist.

Referent: Tine B. Sejersen, kordegn/sekretær for menighedsrådet.

 

Dagsorden:

 

1. Godkendelse af referat og dagsorden

2. Meddelelser ved formanden

3. Meddelelser ved sognepræsten

4. Meddelelser ved øvrige medlemmer af rådet

5. Behandle årsregnskab 2013 – Provstiets revision
6. Bilag til regnskabsinstruks – behandles og godkendes

7. Status for nyt køkken

8. Status for blanketter vedrørende leje af menighedslokalet

9. Gamle borde og stole i menighedslokalet – hvad skal der ske?

---------------------- pause i 20 minutter ----------------------------------

10. Weekend-højskolen – tilmeldingsprocedure og deltagerantal ændres?
11. Vedtægter

12. Nedsættelse af udvalg

13. Mødedatoer i 2015 – forslag fremlægges på mødet

14. Dato for menighedsmøde

15. Fagligt/socialt møde menighedsrådet/personalet

16. Babysalmesang fortsætte?

17. Eventuelt

Mødet slut: 23.00

 

Dagsorden:

Beslutning:

1. Godkendelse af referat og dagsorden

Referat og dagsorden blev godkendt.

2. Meddelelser ved formanden

KK gennemgik postlisten.

Der er kommet svar fra biskop Lise-Lotte Rebel vedr. udfyldningsvalg mandag d. 22. december 2014 – med valgdato 10. marts 2015, men fristerne for offentliggørelse af valgreglerne er for længst overskredet, da KK og kordegnen først den 6. januar får adgang til menighedsrådets post på DAP pg.a. juleferie. KK har kontaktet Stiftet, men den person vi skal tale med er sygemeldt, så der står sagen pt.

KK og kordegnen kontakter Stiftet igen i næste uge.

 

Der skal laves indberetning af deltagerantal for hvert arrangement og gudstjenester – disse oplysninger skal indtastes på sogn.dk én gang om måneden – dette sørger kordegnen for.

 

Der er udarbejdet en ny kontrakt med Allan Kongsted vedr. PR-arbejde.

 

Kordegnen er med kort varsel blevet pålagt af sognepræsten i Græse at passe hendes kirkebøger – det er ikke i orden med så kort en frist. KK og RS retter en skriftlig henvendelse til sognepræsten i Græse om den korte frist.

3. Meddelelser ved sognepræsten

Julefesten gik godt – der kom 88.

 

Weekend-højskolefolderen er ved at blive trykt.

4. Meddelelser ved øvrige medlemmer af rådet

RS - Når ventilationsanlægget skal laves, skal der tænkes på hvordan kordegnen holder varmen på kontoret imens.

 

KB –  reparation af ventilationsanlægget er igangsat, men afventer en Danfoss-mand . Den samlede pris bliver 103.440 kr. + udgifter til vvs-arbejde.
 

 

5. Behandle årsregnskab 2013 –
Provstiets revision


Menighedsrådet behandlede og godkendte provstiets revision af årsregnskab 2013 og tog provstiets revision til efterretning.

6. Bilag til regnskabsinstruks –
behandles og godkendes

KB gennemgik regnskabsinstruksen. Initialerne ud for FS som kirkeværge er forkerte. Skal PH spørge hver gang han bruger for over 5000 kr., når han har sit eget koncertbudget? ILP skal spørge formand og kasserer om beløb over 5000 kr. Regnskabsinstruksen blev godkendt med et par enkelte rettelser. Kordegnen sørger for at indhente underskrifter.

7. Status for nyt køkken

KB omdelte nogle papirer fra HTH til gennemsyn.

Der er i alt kommet 3 tilbud fra køkkenfirmaer. Menighedsrådet vedtog at takke ja til tilbuddet fra HTH, som lyder på 181.384,54 kr. Der skal laves nyt gulv til en pris af 26.713,75 kr., da gulvet er pilråddent. I alt en udgift på 208.098,29 kr. Derudover mangler der udgifter til el, maling og vvs. 225.315 kr. tilbage på køkkenkontoen efter ny opvaskemaskine og byggetilladelse er betalt. Hvis ovenstående to tilbud (gulv og køkken)accepteres er der kun 17.000 kr. tilbage til el, maling og vvs. Måske kan det manglende beløb til el, vvs og maling findes i overskuddet fra årsregnskab 2014, når dette tal kendes.

HT kontakter HTH for at høre om de er villige til at koordinere arbejdet med de lokale håndværkere og hvor længe arbejdet vil vare samt hvor længe HTHs tilbud varer.

 

Når HT melder tilbage, indkaldes til et sidste møde i køkkenudvalget.

8. Status for blanketter vedrørende leje af menighedslokalet

FS følger op på Stolegymnastikkens blanket.

 

GM sørger for at der bliver udfyldt en blanket  for Y´s Men´s Club , FS sørger for at der bliver udfyldt en blanket for Budstikkens Venner, DK sørger for at der bliver udfyldt en blanket for Frimærkeklubben og KB sørger for at der bliver udfyldt en blanket for Tæppecentret.

 

Når blanketterne er udfyldt, skal de ind i den gule mappe i menighedsrådslokalet.
 

I den gule mappe findes ligeledes de tomme blanketter til udfyldelse.

 

Hvis personalet opdager at reglerne for udlån ikke overholdes, skal den fra menighedsrådet, der har underskrevet den pågældende aftale, underrettes.

 

9. Gamle borde og stole i menighedslokalet –
hvad skal der ske?

Menighedsrådet vedtog at sætte dem til salg i Den blå avis. Kordegnen sørger for annoncen, mens RS beder Troels om at tage billeder af dem. Prisen sættes til 50 kr. pr. stol og 100 kr. pr. bord.

Personalet og menighedsrådet skal melde ud hurtigst muligt, hvis de er interesseret i at købe nogle stole og/eller borde.

10. Weekend-højskolen – tilmeldingsprocedure og deltagerantal ændres?

Menighedsrådet vedtog fremover at skrive en tilmeldingsdato i årsfolderen, hvorfra man først kan tilmelde sig samt hvordan man kan tilmelde sig.

Tilmeldingen til Weekend-højskolen i 2016 starter mandag den 2. november 2015.

 

 

Menighedsrådet vedtog at hæve deltagerantallet til 80 personer med forbehold for at der er plads, når de nye borde og stole kommer.

 

11. Vedtægter

Vedtægterne blev udleveret til det stående udvalg, samt til kontaktpersonen, kirkeværgen og kassereren. Godkendelse af vedtægterne udsættes til næste menighedsrådsmøde.

12. Nedsættelse af udvalg

Følgende udvalg blev nedsat:

Det stående udvalg: Greta Mikkelsen(formand), Hanna Thomasen og Ruth Stenbak.

Aktivitetsudvalget:  Inger-Lise Pedersen (formand), det nuværende menighedsråd, personalet samt diverse frivillige.

Valgbestyrelsen: Frode Skjold (formand), Greta Mikkelsen og Kirsten Kjersgaard.

Budgetudvalget: Kirsten Barfod (formand), Kirsten Kjersgaard, Frode Skjold og regnskabsfører Søren Hjorth.

Forretningsudvalget: Inger-Lise Pedersen (formand), Kirsten Kjersgaard og Frode Skjold.

Kunstudvalget: Lisbeth Damgaard Nielsen, Bodil Skjoldan Petersen, Ruth Stenbak og Dan Kjersgaard.

Kirke – og præsteboligudvalget: Kirsten Kjersgaard (formand), Greta Mikkelsen, Frode Skjold og Kirsten Barfod.

PR-udvalget:  Dan Kjersgaard (formand),Allan Kongsted, Inger-Lise Pedersen og Tine Birksholm Sejersen.

Ansættelsesudvalg – nedsættes fra gang til gang:

Repræsentantskabet for Folkekirkens Skoletjeneste i Frederikssund Provsti:

Inger-Lise Pedersen, stedfortræder: Mikkel Højholt

Kirsten Barfod, stedfortræder: Kirsten Kjersgaard

13. Mødedatoer i 2015 – forslag fremlægges på mødet

Kordegnen omdelte et forslag til mødedatoer.

Datoerne blev gennemgået og fastsat. Datoerne lægges ind på hjemmesiden.

14. Dato for menighedsmøde

Menighedsmødet blev fastsat til onsdag d. 4. marts 2015 i forbindelse med Islebjerg Café.

 

15. Fagligt/socialt møde menighedsrådet/personalet

 

KK efterlyser både et fagligt og et socialt møde mellem personalet og menighedsrådet.

Punktet tages op igen på næste menighedsrådsmøde.

16. Babysalmesang fortsætte?

Menighedsrådet vedtog at fortsætte med babysalmesang – med min. 5 deltagere. Kordegnen taler med Lisbeth Thormann om hun har lyst til at tage en sæson til.

17.Eventuelt

KB indkalder til et nyt møde vedrørende personalehåndbogen.

Aktivitetsmødet blev fastsat til onsdag d. 22. april 2015 kl. 09.00.